„Scrum for families“ oder „Wie organisiere ich meine Familie?“

 

Ich zeige euch wie ihr in einfachen Schritten mit einem agilen Projektmanagement-Tool für die Organisation eurer Familie, Verantwortungen und Aufgaben effizient verteilt und dabei euren Familienzusammenhalt stärken könnt.

 

1. Die Mental-Load Falle

 

Diese Woche wurde ich selbst wieder einmal mit dem Thema Mental Load konfrontiert. Neben dem üblichen Familienchaos bin ich tagtäglich meine innere To-Do-Liste durchgegangen:

• zwei Kindergeburtstage planen inklusive Einladungen, Dekoration, Essen und Geschenkewünsche an alle geladenen Gäste verteilen 

• U-Untersuchungen und Impftermine für zwei Kinder organisieren 

• neue Sandalen für die Große kaufen 

• zwei TÜV-Termine vereinbaren  

• all die anderen großen und kleinen Dinge des Alltags erledigen (putzen, aufräumen, den Garten von Unkraut befreien, Tomaten pflanzen, Steuerunterlagen zusammensuchen, den Papierstapel sortieren und abheften, zur Reinigung gehen, Schnuller reinigen, Wäsche zusammenlegen, Betten frisch beziehen, … ).

Schon ohne unvorhergesehene Vorkommnisse (Kind krank, verschobene Dienstreise, ungeplanter Arbeitstag im Büro wegen Internetausfall, …) eine ganz schön lange Liste, die mental belasten kann. 

Obwohl wir die Care-Arbeit möglichst gleichmäßig verteilen, tappe auch ich immer wieder in die Mental-Load-Falle. Denn nicht das Erledigen ist der belastende Faktor, sondern das „daran denken müssen“ und die Verantwortung tragen: 

„Mental Load bezeichnet die Last der alltäglichen, unsichtbaren Verantwortung für das Organisieren von Haushalt und Familie im Privaten, das Koordinieren und Vermitteln in Teams im beruflichen Kontext sowie die Beziehungspflege und das Auffangen der Bedürfnisse und Befindlichkeiten aller Beteiligten in beiden Bereichen.“

So definiert die Initiative Equal Care Day den Mental Load, der im Familienalltag ein großes Thema darstellt und leider oft noch zu wenig wahrgenommen wird. Wenn ihr euch fragt, ob ihr auch damit zu kämpfen habt, kann ich den Mental Load Test der Initiative Equal Care Day empfehlen.

Wäre es nicht wunderbar, ein Tool zur Organisation von Familie und Haushalt zu haben, mit dem wir die Verantwortung in der Familie effizient und fair aufteilen und den Wert der Aufgaben sichtbar machen könnten? 

Ich stelle heute ein Vorgehensmodell aus dem Projektmanagement vor, das ich selbst 2013 in einem IT-Startup kennengelernt habe, wo es klassischerweise eingesetzt wird und sich mittlerweile auch in anderen Bereichen immer größerer Beliebtheit erfreut.

 

2. Agiles Projektmanagement & Scrum – was ist das?

 

Hauptsächlich in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt, gewinnt diese Art des Projektmanagements auch in anderen Bereichen immer mehr an Bedeutung. Ich habe zum Beispiel schon an HR-Projekten mitgearbeitet, die agil aufgesetzt wurden. 

Der Ansatz zeichnet sich aus durch: 

• schlanke Prozesse

• inkrementelle Entwicklung 

• regelmäßige Feedbackschleifen

Er lässt sich auf alle Bereiche übertragen, in denen Flexibilität, Transparenz der Arbeitspakete und einfache Priorisierung gefragt sind.

 

Das Grundprinzip ist wie folgt: 

Große Projekte werden in kleinere Teilprojekte, sogenannte Sprints, aufgeteilt. Das Vorgehen ist einfach und iterativ. 

Die Vorteile liegen auf der Hand: 

✅ kurze Kommunikationswege

✅ schnelles Erkennen von Problemen

✅ geringerer Verwaltungsaufwand

Und damit sind wir schon mitten in der Anwendung von Scrum für Familien – ein einfaches System zur Organisation von Familie und Haushalt.

Geringer Administrationsaufwand, hohe Flexibilität und Transparenz der Arbeitspakete (aka Wertschätzung) sind es, die den eng getakteten Familienalltag erleichtern und den Mental Load des Einzelnen reduzieren können.

Schauen wir also einmal genauer hin. 

 

3. Wie sieht ein Scrum Prozess aus?

 

Ein Scrum Prozess läuft immer nach dem gleichen Muster ab. Vereinfacht sehen diese Schritte wie folgt aus:

1. Product Backlog: Das Product Backlog ist eine Liste von Aufgaben, Anforderungen, Funktionen und Ideen, die für ein Projekt relevant sind. Es enthält alle Elemente, die im Laufe des Projekts entwickelt werden sollen und dient als Grundlage für die Sprint-Planung.

2. Sprint Planning: Zu Beginn jedes Sprints findet ein Sprint Planning Meeting statt. Dabei wählt das Scrum-Team die Elemente aus dem Product Backlog aus, die im kommenden Sprint bearbeitet werden sollen. Das Team plant die Aufgaben und schätzt den Aufwand für jede Aufgabe, um einen realistischen Umfang für den Sprint festzulegen.

3. Daily Scrum: Das Daily Scrum Meeting, auch Stand-up Meeting genannt, findet täglich statt. Es ist ein kurzes Meeting, das in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauert. Im Daily Scrum bringt jedes Teammitglied die anderen auf den neuesten Stand, indem es über Fortschritte, Herausforderungen und Pläne berichtet.

4. Sprint Review: Am Ende des Sprints findet das Sprint Review Meeting statt. In diesem Meeting präsentiert jedes Teammitglied seine Ergebnisse und Fortschritte dem Rest des Teams. Das Review bietet die Möglichkeit, das Erreichte zu zeigen, Feedback zu erhalten und die nächsten Schritte zu planen.

5. Sprint Retrospektive: Die Sprint Retrospektive folgt direkt auf das Sprint Review. In der Retrospektive analysiert das Team den abgeschlossenen Sprint und identifiziert, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Die Erkenntnisse aus der Retrospektive werden genutzt, um den nächsten Sprint noch effektiver zu gestalten. 

Die Schritte 2-5 werden dann für den festgelegten Zeitraum des Product Backlog kontinuierlich wiederholt. Visualisiert werden die Aufgaben und Fortschritte an einem sogenannten Scrum Board. Dazu gleich mehr. 

Und wie übersetze ich das nun in unseren Familienalltag?

 

4. Scrum for families

 

Im Folgenden habe ich euch einen Leitfaden zusammengestellt, mit dem ihr Scrum zur Organisation von Familie und Haushalt ausprobieren könnt. Am besten setzt ihr für euren Backlog zunächst einen Monat und für einen Sprint eine Woche an. 

Erstmalige Vorbereitung

Bevor ihr loslegt, überlegt euch, ob ihr den Prozess digital oder „old school“ mit Whiteboard, Tafel, Pappe oder ähnlichem gestalten wollt. 

Grundsätzlich gilt: 

Je jünger eure Kinder sind, desto praktischer ist die analoge Visualisierung.

Für die digitale Variante habe ich am Ende des Artikels noch eine hilfreiche Linksammlung zu Tools und Apps zusammengestellt. 

Für die analoge Variante wählt zunächst einen Ort für euer Scrum Board aus. Manche Familien platzieren es prominent in der Küche, im Esszimmer oder im Flur, andere wiederum nutzen einen weniger auffälligen Platz, z.B. auf der Innenseite eines Küchenschranks. Beides funktioniert – probiert einfach ein paar Varianten aus, die am besten in euren Alltag passen. Für euer analoges Scrum Board benötigt ihr folgende Materialien:

• euer Board (z.B. ein Whiteboard, eine Magnettafel, eine Tafel oder einen großen Karton)

• Bunte Post-it’s

• Stifte

• ggfls. Magnete oder Pins, falls ihr mit einer Magnettafel oder Pinnwand arbeitet

Los geht’s!

 

1. Family Backlog

 

Euer Startschuss! Setzt euch am besten am Wochenende als Familie zusammen, um euer Scrum Board zu starten. 

Auf den Post-it’s sammeln alle Familienmitglieder ihre Ziele, Aufgaben und Wünsche, die im nächsten Monat erledigt oder erreicht werden sollen. Ihr könnt für jedes Familienmitglied eine Post-it-Farbe festlegen, um zu kennzeichnen, wer sich etwas wünscht oder wer die Verantwortung für diese Aufgabe übernehmen soll. Auf diese Weise wird das Family Backlog gefüllt. Auf dem Scrum Board könnte das z.B. so aussehen:

 

2. Sprint-Planning

 

Das Sprint Planning Meeting findet wöchentlich statt und kann als Familien Happening, z.B. an einem Samstagnachmittag oder beim Sonntagsfrühstück durchgeführt werden. Ihr legt gemeinsam fest, welche Aufgaben aus dem Backlog für euch in der kommenden Woche die höchste Priorität haben. Übergeordnete Aufgaben aus dem Backlog können in diesem Schritt in kleinere Teilaufgaben unterteilt werden. Diese Aufgaben verschiebt ihr dann vom „Backlog“ nach „To Do“. Das Ganze kann am Ende z.B. so aussehen:

 

3. Daily Scrum

 

Dieses tägliche Meeting kann beim Frühstück oder Abendessen stattfinden. Jeder kann über seinen aktuellen Stand berichten und Aufgaben für den Tag oder den nächsten Tag auswählen, die er oder sie erledigen kann. Auf dem Scrum Board werden diese Aufgaben dann von „To Do“ nach „Doing“ verschoben. 

Auch hier könnt ihr individuell vorgehen und z.B. die Namen derjenigen, die die Aufgabe übernehmen auf die Post it’s schreiben. Vielleicht teilt ihr eure „Doing“-Spalte auch in eure Namen auf oder verwendet für jedes Familienmitglied eigene Magnete oder Pins – macht es so, wie es für euch am besten funktioniert. Wahrscheinlich braucht ihr ein paar Sprints, bis ihr den Dreh raus habt und wisst, was für euch am besten funktioniert.

 Euer Board könnte dann z.B. so aussehen:

 

4. Sprint Review und 5. Sprint Retrospektive

 

Ihr könnt Sprint Review und Sprint Retrospektive in einem Meeting zusammenfassen und z.B. ein Familien Happening am Samstag oder Sonntag ritualisieren, bei dem ihr wie folgt vorgeht:

1. Im Sprint Review stellt zunächst jedes Teammitglied die Ergebnisse der letzten Woche vor und holt sich Feedback vom Rest des Teams ein.

2. In der anschließenden Sprint Retrospektive reflektiert ihr gemeinsam, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann. Hier steht die kontinuierliche Verbesserung eures Scrum Prozesses im Mittelpunkt. 

3. Im letzten Schritt könnt ihr dann das Sprint-Planning für den nächsten Sprint, also eure nächste Woche durchführen.

Euer Scrum Board könnte am Ende der Woche so aussehen:

 

 

Hier noch einmal kurz die notwendigen Meetings:

 

1. Kick-off mit dem Family Backlog (einmal im Monat oder später auch im Quartal)

2. Sprint Planning (ab dem 2. Zyklus auch zusammen mit Sprint Review und Sprint Retrospektive durchführbar)

3. Daily Scrums (ca. 15 Minuten z.B. beim gemeinsamen Frühstück oder Abendessen)

4. Sprint Review (am Ende der Woche, auch mit Sprint Retrospektive kombinierbar)

5. Sprint Retrospektive (einzeln durchführbar, z.B. als besonderes Event mit Picknick oder zusammen mit dem Sprint Review)

 

4. Das sind die Vorteile

 

Die Vorteile eines solchen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf Mental Load sind:

• Effizientes Aufgabenmanagement: Durch die Priorisierung von Aufgaben und deren Aufteilung in überschaubare Einheiten, könnt ihr eure Zeit und Ressourcen besser einteilen. So denkt ihr an alle wichtigen Aufgaben und überfordert keinen.

• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Scrum fördert eine offene und transparente Kommunikation innerhalb eurer Familie. Durch regelmäßige Meetings wie Daily Scrums oder Sprint-Reviews tauscht ihr Informationen aus, besprecht Herausforderungen und teilt Fortschritte. Das verbessert die Zusammenarbeit und stärkt euer Zusammengehörigkeitsgefühl.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Unvorhergesehene Situationen und Veränderungen gehören zu eurem Familienalltag. Scrum bietet eine flexible Arbeitsweise, mit der ihr eure Pläne mit minimalem Aufwand an neue Gegebenheiten anpassen könnt.

• Förderung von Verantwortung und Selbstorganisation: Jedes Familienmitglied übernimmt klare Verantwortung für Aufgaben und organisiert sich selbst. Das fördert insbesondere bei Jugendlichen und Kindern die Entwicklung von Eigenverantwortung und stärkt die Fähigkeit zur Selbstorganisation.

• Gemeinsame Verantwortung, Teilhabe und Zielerreichung: Ihr definiert gemeinsam eure Ziele und verfolgt sie systematisch. Durch klare Planung, regelmäßige Überprüfung der Fortschritte und Anpassung der Strategien könnt ihr eure Ziele effektiver erreichen. Das stärkt euer Familiengefühl und schafft Erfüllung und Zufriedenheit.

   

5. Tipps für den Start

1. Startet klein und Schritt für Schritt– Beginnt mit einer überschaubaren Aufgabe oder einem bestimmten Projekt, an dem die ganze Familie beteiligt ist. Nehmt euch nicht gleich zu viele Aufgaben vor, sondern wählt etwas, das realistisch und machbar ist. So könnt ihr euch mit dem Scrum-Prozess vertraut machen und Erfahrungen sammeln, bevor ihr euch an größere Ziele wagt.

2. Achtet auf Regelmäßigkeit und lernt, euer Ritual zu schätzen – Plant eure Meetings ein, um euch als Familie zu treffen und den Fortschritt zu besprechen. Versucht, euch an einen festen Zeitplan zu halten und habt Spaß dabei! Auch wenn es Meeting heißt – ihr seid nicht im Büro und könnt es locker nehmen.

3. Feiert Erfolge und reflektiert – Nehmt euch Zeit, um eure Erfolge als Familie zu feiern.

    

6. Tipps für Scrum mit Kindern und Jugendlichen

 

Kleinkinder (2-5 Jahre)

 

• Gebt einfache Aufgaben wie z.B. Spielzeug aufräumen.

• Schafft ein einfaches Belohnungssystem, z.B. mit Aufklebern oder Stempeln.

Schulkinder (6-12 Jahre)

• Bezieht eure Kinder in die Aufgabenverteilung im Haushalt oder bei Familienprojekten ein.

• Helft euren Kindern, Zeitmanagement Fähigkeiten zu entwickeln, indem sie lernen ihre Aufgaben zu planen, z.B. mit einem altersgerechten Kalender, Zeit- oder Stundenplänen.

 

Jugendliche (13+ Jahre)

• Gebt euren Kindern eigenständige Projekte, am besten in ihrem Interessengebiet, und fördert so ihre Projektmanagementfähigkeiten.

• Bildet Teams und arbeitet gemeinsam an Projekten und Aufgaben, um eure Kommunikation zu fördern und dabei unterschiedliche Perspektiven zu berücksichtigen.

   

7. It’s your turn!

 

Ihr habt nun gelernt, dass Scrum ein gutes Tool zur Organisation von Familie und Haushalt sein kann, um Mental Load zu reduzieren. Durch effizientes Aufgabenmanagement, verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit, Flexibilität und die Förderung von Eigenverantwortung und Selbstorganisation könnt ihr als Familie eure Ziele erreichen und ganz nebenbei ein starkes Familiengefühl entwickeln. 

Für den Start empfehle ich euch klein anzufangen und euren eigenen Stil zu entwickeln. Bleibt authentisch und probiert es aus!

 

Hilfreiche Links

Digitaler Familienkalender mit Shopping & To Do-Listen

Digitaler Familienkalender

App für die Microsoft To-Do-Liste

Trello Board für die Erstellung von Scrum-Listen

Oder eine analoge Möglichkeit für einen Kalender, für die von euch, die in die Vollen gehen wollen