Zeitfresser ade: 5 Tipps, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben zu haben

Ob im Beruf oder in der Familie - Zeitfresser sind ein häufiger Stressauslöser und führen regelmäßig zu Frustration und Unzufriedenheit. Wir haben das Gefühl, keine Zeit für die Dinge zu haben, die wir gerne tun und fragen uns am Ende des Tages: „Wo ist die Zeit geblieben? Was habe ich denn eigentlich geschafft?“ Wir sind demotiviert und frustriert und all diese Gefühle mindern unser Wohlbefinden.

Gute Gründe also, sich einmal näher mit dem Thema Zeitmanagement und insbesondere mit Zeitfressern zu beschäftigen.

Inhalt

1. Warum wir Zeitfresser vermeiden sollten

2. Häufige Zeitfresser im Berufs- und Familienleben

2.1. Top 3 Zeitfresser im Job

2.2. Top 3 Zeitfresser im Familienleben

3. 5 Tipps zur Vermeidung von Zeitfressern

1. Warum wir Zeitfresser vermeiden sollten

Effektivität
Unsere Zeit ist begrenzt - 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 52 Wochen im Jahr und wer weiß wie viele Jahre. Deshalb wollen wir diese begrenzte Ressource so sinnvoll wie möglich nutzen. Zeitfresser nehmen uns wertvolle Zeit weg, die wir für wichtigere und sinnvollere Dinge verwenden könnten. Wenn wir Zeitfresser vermeiden, können wir uns auf die Dinge konzentrieren, die uns wichtig sind. Wir steigern unsere Effektivität und erreichen so die Ziele, die für uns den größten Wert haben.
Effizienz
Wenn wir Zeitfresser vermeiden, können wir unsere Zeit effizienter nutzen. Dadurch steigern wir unsere Produktivität. Das heißt, wir können in kürzerer Zeit mehr erledigen und unsere Ziele schneller und mit weniger Aufwand erreichen. Die Arbeit ist schneller - eben effizienter - erledigt und wir haben wieder mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben.
Stressreduktion
Zeitfresser führen zu hohem Stress. Eine Studie aus dem Jahr 2022 über die Auswirkungen von häufigen Zeitfressern im betrieblichen Umfeld auf die Produktivität und Stressentwicklung zeigt, dass Maßnahmen zur Vermeidung von Zeitfressern den abendlichen Cortisolspiegel senken.
Work-Life-Balance
Wenn wir Zeitfresser vermeiden, haben wir mehr freie Zeit, die wir z.B. für Quality Time mit der Familie und Me-Time - Zeit für uns selbst - nutzen können. So erreichen wir eine bessere Work-Life-Balance und fördern unsere Gesundheit und unser Wohlbefinden.

2. Häufige Zeitfresser im Berufs- und Familienleben

2.1. Top 3 Zeitfresser im Job

Unterbrechungen

Ablenkungen durch soziale Medien, Chats oder Telefonate beeinträchtigen unsere Produktivität und kosten Zeit. Im wissenschaftlichen Kontext wird für Arbeitsunterbrechungen auch der Begriff der inneren und äußeren „Fragmentierung“ verwendet. Darunter versteht man Unterbrechungen ohne äußeren Impuls (z.B. das anlasslose Checken der Mailbox) oder mit äußerem Impuls (z.B. ein eingehender Anruf).

Die im Jahr 2022 durchgeführte Studie zeigt, dass Beschäftigte im Durchschnitt alle 4 Minuten in ihrer Tätigkeit unterbrochen werden. Die Liste der externen Fragmentierungen wird von E-Mail-Benachrichtigungen angeführt, gefolgt von Chat-Benachrichtigungen und Telefonanrufen. Bei den internen Fragmentierungen sind es das Checken des E-Mail-Postfachs, der Blick auf das Handy und die Überprüfung von Chat-Nachrichten, die zu Zeitverlusten führen.

Das Problem: Neurowissenschaftliche Studien belegen, dass die durch Unterbrechungen bedingte Re-Fokussierungszeit mindestens 15 Prozent der eigentlichen Bearbeitungszeit für die jeweilige Arbeitsaufgabe beträgt, bei komplexeren Aufgaben sogar bis zu 24 Prozent. Diese Zeit benötigt das Gehirn, um sich wieder auf die Aufgabe zu konzentrieren. Die betrachtete Studie ergab, dass allein diese Re-Fokussierungszeit deutsche Unternehmen ca. 58 Mrd. Euro pro Jahr kostet.

Multitasking

Es ist neurobiologisch erwiesen, dass unser Gehirn nicht in der Lage ist, zwei Aufgaben, die Konzentration erfordern, gleichzeitig zu bearbeiten. Dennoch werden laut der genannten Studie mindestens 2-mal pro Stunde Aufgaben parallel bearbeitet. Das heißt, es wird versucht, sie parallel zu bearbeiten. Die Folge: Auch kommt es zu einem Fokussierungsverlust, der Zeit kostet. Zudem steigt die Fehlerquote beim Multitasking auf bis zu 18 %. Dies wird als Stress empfunden.

Beides - Fragmentierung und Multitasking - steigt mit der Anzahl der verwendeten digitalen Tools. Logisch: Je mehr Tools genutzt werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass man durch sie bei der Arbeit unterbrochen wird oder in Versuchung gerät, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Ich fühle mich ertappt (und ich denke das geht einigen von euch auch so): Wie oft bearbeitet ihr E-Mails während ihr in einem Call steckt und dort „mit einem Ohr zuhört“? Und wie oft werft ihr einen Blick auf eure Mails, weil unten rechts wieder die E-Mail-Benachrichtigung aufpoppt?

Unnötige Meetings

Ich hatte schon eine vage Ahnung, aber die Zahlen der Studie haben mich schockiert: Wir verbringen 1,5 Tage pro Woche in Meetings, davon sind 35 % unnötig! Das bedeutet, dass wir bei einer 40-Stunden-Woche jeden Monat 2 volle Arbeitstage in irrelevanten Meetings verbringen.

Fragmentierungsquote und Meetingdauer nehmen bei Führungskräften im Durchschnitt zu. Die durch diese Faktoren nachgewiesenen Zeitverluste führen zu einem höheren Stresserleben. Als größter Stressor wird der Arbeitsdruck identifiziert, gefolgt von - wer hätte das gedacht - der Vereinbarkeit von Beruf und anderen Rollen.

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2.2. Top 3 Zeitfresser im Familienleben

Unterbrechungen durch digitale Tools - Social Media & Co

Der routinemäßige Blick auf das Handy, das ständige Scrollen in sozialen Netzwerken und die Unterbrechungen durch Textnachrichten kosten Zeit - Zeit ohne Nutzen, Zeit, die uns für wichtigere Aufgaben und Quality Time wieder fehlt.

Unorganisierte Haushaltsführung

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Zugegeben, das klingt ein bisschen nach Bree Van de Kamp aus „Desperate Housewives“ und ich behaupte nicht, hier ein leuchtendes Vorbild zu sein: Chaos und Unordnung im Haushalt kosten uns Zeit, weil wir ständig Dinge suchen oder im schlimmsten Fall mehrfach erledigen müssen. Ein großer Zeitfresser, der mir persönlich immer wieder begegnet, ist die unorganisierte Essensplanung - kurzfristige Planungen führen zu vermehrten Supermarktbesuchen und das wöchentliche Neuerfinden (was könnten wir kochen, was haben wir noch, was müssen wir dann einkaufen, ...) kostet Nerven und Zeit.

Übermäßiges Planen

Ich bin ein Fan von To-Do-Listen und grundsätzlich ist Zeitplanung ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Zeitmanagements. Aber gerade im Leben mit Kindern führt übermäßige Planung zu Zeitverschwendung. Warum? Weil es sowieso anders kommt, als man denkt oder plant. Krankheit, Kita-Streik, Betreuungsausfall,... Ein flexibles Mindset mit einer Portion Gelassenheit und Leichtigkeit hilft mehr als ein wasserdichter Plan mit hohem Detaillierungsgrad. Außerdem neigen wir dazu, uns bei der Planung von Aktivitäten oder Projekten zu viel vorzunehmen und haben dann Schwierigkeiten, alles unter einen Hut zu bringen. Und die Zeit, die wir mit der Planung verbracht haben? Genau - die hätten wir effektiver nutzen können.

So weit, so gut – und jetzt?

Hier sind meine 5 Tipps, die du selbst umsetzen könnt, ohne auf Veränderungen im betrieblichen Umfeld angewiesen zu sein. Die oben zitierte Studie empfiehlt Unternehmen u.a. die Einführung von unternehmensweiten Fokuszeiten, die Reduzierung eingesetzter Tools und eine radikale Meeting-Inventur.

3. 5 Tipps zur Vermeidung von Zeitfressern

Erkennen von Zeitfressern

Der erste Schritt zur Vermeidung von Zeitfressern ist, diese zu identifizieren: Womit verbringe ich viel Zeit am Tag / in der Woche /... und welchen Mehrwert bringt mir diese Zeit bzw. welche Tätigkeit hat keinen oder nur einen sehr geringen Mehrwert.

Priorisierung von Aufgaben

Wenn wir uns Zeit nehmen, Aufgaben zu priorisieren, sparen wir später Zeit, weil wir uns auf das Wichtige und Dringende konzentrieren. Achtung: Punkt 3 der Top Zeitfresser im Familienleben nicht vergessen – verlier dich nicht im Detail!

Ein Weg übergeordnet an seinem Zeitmanagement zu arbeiten, ist folgender:

Falte ein Din-A4-Blatt in der Mitte.
Auf der linken Seite notierst du die Antworten auf die Frage: „Welche 10 Dinge sind mir in meinem Leben am bedeutsamsten?“ (z.B. Zeit mit meinen Kindern verbringen, mich beruflich weiterbilden, mich mit Gleichgesinnten vernetzen, mich in der Natur erholen, ...).
Auf der rechten Seite notierst du nun die Antworten auf die Frage „Mit welchen 10 Dingen habe ich in den letzten 4 Wochen meine Zeit verbracht?“
Anhand der beiden Listen kannst du auswerten, wo es bereits Übereinstimmungen gibt und welche der Punkte auf der linken Seite des Blattes in letzter Zeit in Vergessenheit geraten sind.
Interessant ist auch die Auswertung, inwieweit die Punkte auf der rechten Seite von dir selbst oder von anderen bestimmt werden. Du kannst hierzu die Tätigkeiten auf einer Skala von 1 (äußerst selbstbestimmt) bis 10 (äußerst fremdbestimmt) einordnen.

Diese Übung macht 1 bis 2-mal im Jahr Sinn. Wenn du auf deine Zeitfresser achtest, hast du sogar Zeit dafür 😉 Sie kann helfen, dich für das Thema zu sensibilisieren. Je öfter du dich mit dieser Art der Selbstreflexion beschäftigst, desto weniger wirst du eine solche angeleitete Auseinandersetzung mit dem Thema brauchen.

Vermeiden von Ablenkungen

Push-Nachrichten auf dem Handy, Signaltöne für alle möglichen Benachrichtigungen - es hilft, Ablenkungen wie Social Media oder das Abrufen von E-Mails zu minimieren, um die Konzentration zu verbessern. Ein effektives Tool, um die Nutzung von Social Media zu reduzieren, ist die App one sec, die das Öffnen von ablenkenden Apps und Webseiten verzögert und damit dauerhaft uninteressant macht. Der Effekt wurde vom Max-Planck-Institut genauer untersucht, mit dem Ergebnis, dass die Nutzung z.B. der Instagram-App durch one sec um durchschnittlich 57% sinkt. Die Mechanismen, die aus psychologischer Sicht wirken, sind der „Konfrontationseffekt“ und das Auslassen des Belohnungseffekts. Die Verzögerung hilft dem Gehirn, den Sinn des App-Aufrufs einzuordnen. Die Frage, ob das wirklich sein muss, wird in den meisten Fällen mit „Nein“ beantwortet und dieser Lerneffekt führt zu nachhaltig veränderten Prozessen, bei denen in der Folge weniger Dopamin ausgeschüttet wird. Erstaunlich, oder?

Kein Multitasking

Unser Gehirn ist nicht in der Lage, zwei kognitiv anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen: Multitasking führt nicht zum Ziel. Wenn wir vermeintlich an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten (in Wirklichkeit wechseln wir nur blitzschnell von einer Aufgabe zur anderen), führt die dafür notwendige Re-Fokussierungszeit (siehe Top 1 der Zeitfresser im Job) dazu, dass wir für jede Aufgabe mehr Zeit aufwenden müssen.

Automatisierung von Aufgaben

Es lohnt sich zu prüfen, welche wiederkehrenden Aufgaben automatisiert werden können. Hier hilft die Frage: Was kann ich heute tun, damit morgen einfacher wird? Eine Lösung für meinen Top 2-Zeitfresser im Familienlieben ist der Quartals-Wochenplan für das Familienessen:

Erstellt einmal im Quartal einen 2-Wochen-Essensplan für eure Familie
Spult diesen Plan 6-mal hintereinander ab
Passt diesen Plan alle 3 Monate, also jedes Quartal, an die saisonalen Lebensmittel an
Wenn ihr dann noch die passenden Rezepte ausdruckt, in einer Klarsichthülle am Kühlschrank aufhängt oder in eurer Familien-App für alle einsehbar speichert und die entsprechenden Einkaufslisten für die Woche vorbereitet (vielleicht lasst ihr euch sogar beliefern und könnt hier euren Warenkorb vorfüllen?), habt ihr die Essensplanung zumindest semi-automatisiert

Und falls ihr jetzt denkt: Dann essen wir doch immer das Gleiche? Genau genommen esst ihr in 3 Monaten 6-mal das Gleiche - macht ihr das ohne Plan nicht sogar viel öfter? Wir schon 😉.

Wenn du diese 5 Tipps beherzigst, kannst du einigen deiner Top Zeitfresser schon einmal den Kampf ansagen.

Du fällst in Stresssituationen trotz besseren Wissens immer wieder in alte Verhaltensmuster zurück? Auch das ist psychologisch erklärbar und - das ist die gute Nachricht - veränderbar! Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, vereinbare ein kostenloses Erstgespräch mit mir und wir schauen, wobei ich dir im Coaching helfen kann.

Foto Credit: Foto von Jon Tyson auf Unsplash

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